Suradnik za administrativne poslove i podršku javnoj nabavi (m/ž)
PHARMAMED-MADO d.o.o. za trgovinu i posredovanje
Prijava do: 13. 09. 2026.
Lokacija rada: Zagreb
Opis posla
Administrativni i opći poslovi:
- uključuje kopiranje, skeniranje, razvrstavanje, evidentiranje, pohranjivanje i arhiviranje poslovne dokumentacije)
- vođenje evidencije tehničke i druge opreme zadužene zaposlenicima, uključujući podatke o korisniku opreme, datumu zaduženja i povrata, razdoblju uporabe te planiranom roku zamjene opreme
Podrška u poslovima javne nabave:
- praćenje objava postupaka javne i jednostavne nabave, analize tržišta, prethodnih savjetovanja, tehničkih konzultacija u Elektroničkom oglasniku javne nabave Republike Hrvatske – EOJN RH
- praćenje objava postupaka nabave na mrežnim stranicama zdravstvenih ustanova u Republici Hrvatskoj, prema ažuriranom internom popisu naručitelja i u dinamici koju odredi neposredno nadređeni
- pravovremeno obavještavanje Odjela prodaje i drugih nadležnih zaposlenika o objavljenim postupcima nabave
- vođenje i redovito ažuriranje evidencije postupaka javne i jednostavne nabave u kojima Društvo sudjeluje ili razmatra sudjelovanje
- evidentiranje rokova za dostavu podataka, pripremu ponude, postavljanje upita, podnošenje zahtjeva i predaju ponude
- praćenje evidentiranih rokova te pravovremeno upozoravanje nadležnih zaposlenika na približavanje ili propuštanje pojedinog roka
Pomoć u prikupljanju, preuzimanju, razvrstavanju, označavanju i slaganju dokumentacije potrebne za pripremu ponuda:
- čuvanje, uredno razvrstavanje i arhiviranje dokumentacije povezane s postupcima javne i jednostavne nabave
- vođenje i ažuriranje Registra ugovora o javnoj nabavi, okvirnih sporazuma i drugih ugovornih dokumenata proizašlih iz postupaka nabave
- evidentiranje datuma sklapanja, početka i isteka ugovora, razdoblja važenja, odgovornih osoba i drugih podataka određenih internim aktima Društva
Upravljanje poštom i dokumentacijom, zaprimanje i vođenje Knjige primljene pošte:
- evidentiranje datuma primitka, pošiljatelja, sadržaja i osobe odnosno organizacijske jedinice kojoj je pošiljka proslijeđena:
- pravovremeno prosljeđivanje zaprimljene pošte nadležnim zaposlenicima
- priprema, evidentiranje i slanje izlazne pošte
Evidencija bankarskih garancija i drugih instrumenata osiguranja:
- evidencije radnog vremena i administrativna podrška zaposlenicima
- vođenje i ažuriranje evidencije radnog vremena, godišnjih odmora, bolovanja i drugih odsutnosti zaposlenika, u skladu s dostavljenom dokumentacijom i uputama nadležnih osoba
- prikupljanje i administrativna obrada zahtjeva za korištenje godišnjeg odmora i drugih vrsta odsutnosti
- pravovremeno dostavljanje podataka i dokumentacije nadležnim osobama i računovodstvu radi obračuna plaće i vođenja propisanih evidencija
- čuvanje dokumentacije koja sadrži osobne podatke zaposlenika uz primjenu propisanih tehničkih i organizacijskih mjera zaštite
- priprema radnog mjesta i koordinacija dodjele potrebne opreme i sredstava rada novom zaposleniku
- dostava podataka o novom zaposleniku radi organizacije osposobljavanja iz zaštite na radu
- organiziranje prethodnih, redovitih i drugih potrebnih liječničkih pregleda zaposlenika (dogovor termina za medicinom rada, priprema uputnica, primitak i pohranjivanje potvrda o liječničkim sposobnosti i praćenje rokova valjanosti).
Donacije, sponzorstva:
- vođenje i ažuriranje evidencije zahtjeva, odluka, ugovora i realizacije donacija i sponzorstava
- prikupljanje, razvrstavanje i pohranjivanje dokumentacije povezane sa svakom pojedinom donacijom ili sponzorstvom
- praćenje je li dostavljena dokumentacija potrebna za administrativno zaključenje pojedine donacije ili sponzorstva
- administrativna priprema dokumentacije za potrebe praćenja i kontrole troškova
- prikupljanje, razvrstavanje i dostavljanje računa, ponuda, odobrenja, ugovora i druge popratne dokumentacije nadležnoj osobi odnosno Odjelu računovodstva i financija
- obavljanje drugih srodnih administrativnih poslova prema nalogu neposredno nadređenog i direktora Društva, u skladu sa stručnom osposobljenošću radnika
Vrsta posla
Stalni radni odnos
Potrebno obrazovanje, znanja i vještine
Stručna sprema
Srednja stručna sprema, Visoka stručna sprema, Viša stručna sprema
Jezik
Engleski (A1)
Minimalne godine radnog iskustva
3-5 godina